Wat als je opdrachtgever boven zijn stand leeft?
Klanten die te laat of niet betalen: het is de nachtmerrie van elke zelfstandige ondernemer. Je kunt betaalproblemen met b2b-klanten vermijden door hun cijfers te controleren, zegt Lien De Leenheer.
Lien werkte zeven jaar bij ABB, een van de grootste engineeringbedrijven ter wereld. Ze bouwde daar een mooie carrière uit die haar tot in het hoofdkwartier in Zwitserland bracht, waar ze met haar team de digitale communicatie en socialmediastrategie bepaalde. De volgende stap binnen ABB zou een zuivere managementfunctie zijn, maar daar had Lien eigenlijk geen zin in. “Je moet weten dat ik administratie haat. Een job waarin je de hele dag in SAP requests moet goedkeuren leek me niet aantrekkelijk. Veel van mijn energie ging naar interne discussies over waarom we iets moesten doen en welk budget daarvoor nodig was, en dat vond ik enorm vermoeiend. Als ik bij een ander bedrijf in loondienst zou gaan, zou dat weer hetzelfde verhaal zijn. Dus heb ik de sprong gewaagd en ben als zelfstandig consultant beginnen te werken met mijn bedrijf Frankly Speaking.”
Het is niet onze job om iedereen te helpen. Je job als zelfstandige is je eigen bedrijf rendabel te houden
LEES OOK:
Kies je klanten zorgvuldig
Lien helpt als freelance b2b-marketingmanager andere bedrijven om te groeien. Ze werkt op langlopende projecten die meerdere maanden tot anderhalf jaar kunnen duren. Er is een groot verschil tussen dat soort projecten en kleinere, losse opdrachten van een paar duizend euro, zegt Lien. “Vooraleer je je engageert voor een groot project op lange termijn moet je nagaan of het bedrijf dat wel kan dragen”, zegt Lien. “Ik heb daar een vuistregel voor: de jaaromzet van het bedrijf moet minstens tienmaal de kostprijs van het project bedragen. Die kostprijs is niet alleen wat ik factureer, maar bevat ook kosten zoals rebranding of een nieuwe website. De projecten die ik doe, worden doorgaans betaald vanuit het marketingbudget, en dat is meestal zo’n 10 procent van de omzet van een bedrijf. Dus als ik uitkom op een totale kost van 150.000 euro, dan kan ik alleen werken met een bedrijf dat minstens een omzet van anderhalf miljoen heeft. Als de omzet lager is, dan weiger ik de opdracht.”
“Daar gaan veel consultants in de fout. Ze gaan in zee met een bedrijf dat een te lage omzet draait, want het is een toffe onderneming met een goed concept. Maar dat mag geen rol spelen. Zo’n bedrijf leeft boven zijn stand, want eigenlijk kunnen ze zo’n profiel niet betalen. Het bedrijf gaat er misschien van uit dat ze heel snel return on investment uit het project zullen halen, maar dat is niet altijd het geval. Het is niet onze job om iedereen te helpen. Je job als zelfstandige is je eigen bedrijf rendabel houden.”
Controleer de cijfers
Er bestaan verschillende websites waar je de financiële gegevens van bedrijven kunt inkijken, zoals Companyweb (www.companyweb.be), Trends Top 10.000 (trendstop.knack.be) of de Balanscentrale van de Nationale Bank (www.nbb.be/nl/balanscentrale). Soms zijn de gepubliceerde cijfers niet meer actueel. Lien aarzelt dan niet om de recente cijfers op te vragen.
“Zeker in het soort job dat ik doe, maakt men daar geen probleem van, en licht men pieken en dalen graag toe. In mijn werk keer ik een bedrijf binnenstebuiten en zet alles op zijn kop. Daarvoor moet er van bij het begin vertrouwen zijn. De transparantie over cijfers zegt veel over hoe de samenwerking zal verlopen. Ik wil alle kaarten kunnen zien.”
Maak duidelijke afspraken
Lien zet alle afspraken over facturatie op papier. “Je moet goede terms & conditions vastleggen. Mijn aankoopvoorwaarden zijn 13 pagina’s lang en beschrijven alles in detail, ook hoe het bedrijf de samenwerking kan veranderen als ze niet tevreden zijn. Ik vraag om via mail te bevestigen dat ze die gelezen en goedgekeurd hebben.”
Je moet erop letten dat je jezelf niet in de problemen brengt door te soepel te zijn met betalingstermijnen, zegt Lien. “Als je voor een klein bedrijf werkt, is er geen reden waarom ze pas na 90 dagen zouden betalen. Bij de grote corporates is die betalingstermijn vaak standaard. Soms zijn die termijnen te onderhandelen als je een kleine zelfstandige bent, dat is dan maar kwestie van een getalletje aanpassen in hun boekhoudpakket. Maar het kan ook te nemen of te laten zijn. Leuk is dat niet, maar bij zulke grote bedrijven ben je wel vrij zeker dat je je geld zult krijgen. Zorg gewoon voor een goede cashflowplanning. Als je weet dat er drie maanden geen geld zal binnenkomen, moet je voldoende reserves hebben.”