Zo kies je een printer voor je thuiskantoor
AANGEBODEN DOOR HP
Een thuiskantoor is niet compleet zonder printer. Waarop let je bij het kiezen van een printer? Deze zes vragen helpen je op weg bij het maken van de juiste keuze.
1. Wat wil je printen?
De eerste vraag die je je moet stellen, is of je alleen in zwart-wit (monochroom) wil afdrukken, dan wel of je ook kleur nodig hebt. Als je zeker bent dat je alleen tekst wil afdrukken, volstaan een monochrome laserprinter. De aanschafprijs en de prijs per pagina van deze toestellen ligt lager dan van een vergelijkbare kleurenprinter.
Maar zodra je documenten wil printen waar kleur een meerwaarde is, kies je beter voor een kleurenprinter. Denk daarbij aan Excel-tabellen met gekleurde cellen, grafieken, presentaties of de occasionele schooltaak van kinderen. Bij kleurenprinters heb je de keuze tussen laser- en inkjettechnologie.
2. Hoe groot wil je printen?
Een printer is beperkt tot een maximumformaat. Bij kantoorprinters is dat het A4-formaat. Als dat het enige formaat is dat je nodig hebt, ligt de keuze voor een A4-printer voor de hand. Wil je plannen of affiches op groter formaat afdrukken, dan biedt een A3-printer een dubbel zo groot papierformaat. Kies bij voorkeur een model met twee papierlades – een voor A3 en een voor A4 – zo hoef je niet telkens ander papier te plaatsen als je het afdrukformaat verandert.
Voor nog grotere afdrukken bestaan er grootformaatprinters. Deze drukken niet op losse vellen maar op rollen van bijvoorbeeld 42, 64 of 104 inch breed. Een grootformaatprinters rendeert alleen als je hem vaak gebruikt, bijvoorbeeld in een architectenbureau. Als je maar af en toe grootformaatprints nodig hebt, is het interessanter om het uit te besteden.
3. Hoeveel ga je printen?
Probeer vooraf in te schatten hoeveel pagina's per maand je wil afdrukken. Het maandelijkse afdrukvolume bepaalt in de eerste plaats welk model je nodig hebt. Wie veel afdrukt, heeft een toestel nodig dat die werklast aankan. Een toestel dat daarvoor niet geschikt is, zal veel sneller verslijten dan de normale afschrijvingstermijn van een printer (5 jaar, volgens de fiscus). Het maakt uiteraard een groot verschil of je de printer alleen gebruikt of hem deelt met collega's op kantoor.
Het afdrukvolume bepaalt ook mee de total cost of ownership (TCO) van een printer. Het kan verleidelijk lijken om een zeer goedkope printer aan te schaffen, maar als je daar veel op print, zal je meer betalen doordat de verbruiksartikelen (inkt of toner) in verhouding veel duurder zijn. Een duurder toestel is op termijn een betere investering, doordat de prijs per afdruk lager ligt.
Denk ook aan de kostprijs van papier. Als je vaak lange documenten print, kies dan een model dat automatisch tweezijdig kan afdrukken. Zo heb je maar half zo veel papier nodig.
LEES OOK:
4. Wat wil je meer?
In een kantoor circuleren heel wat papieren documenten die in digitale vorm omgezet kunnen worden – denk aan facturen en bonnetjes die je moet doorsturen naar je boekhouder, een document dat je nog niet digitaal kan ondertekenen, een schets die je snel op een blad papier gemaakt hebt. Met een all-in-one (AiO) toestel, ook 'multifunctional' genoemd, kun je deze inscannen. Dat gaat sneller en levert een beter resultaat op dan wanneer je ze fotografeert met een smartphone. Met een moderne all-in-one kun je gescande documenten direct omzetten naar pdf en vanop de printer e-mailen of opslaan in cloud-storage zoals Google Drive of Dropbox. Om meerzijdige documenten te digitaliseren is een automatische documentinvoer, zoals op een kopieerapparaat, erg nuttig. Anders moet je elke pagina apart inscannen.
In bepaalde sectoren is het gebruik van de fax nog steeds courant; het is dan nuttig als je all-in-one toestel ook een faxfunctie heeft. Heb je slechts occasioneel een fax nodig, dan kun je de Mobile Fax functie in de HP Smart App gebruiken. Ook handig is een usb-poort waarmee je documenten direct vanop een usb-stick kan printen.
5. Hoe sluit je aan?
Als je de printer altijd met dezelfde desktopcomputer gebruikt, zou je hem met een usb-kabel kunnen aansluiten. Maar een draadloze WiFi-printer is veel makkelijker. Dan hoeft hij niet vlak bij de computer staan, en kan je hem vanop verschillende computers maar ook tablets en smartphones gebruiken. Er bestaan ook handige apps om vanop mobiele apparaten te printen.
WiFi is tegenwoordig snel genoeg om ook grote, complexe bestanden draadloos af te drukken. En maak je geen zorgen: de printer heeft dezelfde beveiliging als de rest van je netwerk, zodat niet zomaar iedereen er op kan afdrukken.
6. Hoe hou je de kosten laag?
In het klassieke model wordt een printer geleverd met een bepaalde voorraad inkt of toner. Zodra die leeg is, dien je nieuwe te bestellen. Je kan op afdrukkosten besparen door te investeren in een printer die geleverd wordt met een grotere startvoorraad inkt of toner, zoals de HP Smart Tank inkjetprinters en de HP Neverstop laserprinters. Met een Smart Tank of Neverstop printer ligt je prijs per afdruk lager dan bij andere modellen.
Wil je graag op voorhand zekerheid over de maandelijkse kosten van een printer, kies dan voor een Instant Ink formule. Daarbij kies je een 'plan' waarbij je een vast bedrag betaalt op basis van het aantal pagina's dat je per maand print (van 15 tot 700). Je krijgt tijdig nieuwe inkt geleverd, zonder dat je daarvoor extra betaalt. Print je tijdens een bepaalde maand minder, dan worden de ongebruikte pagina's overgezet naar een volgende maand. Print je meer, dan betaal je een kleine meerprijs voor de pagina's buiten je plan. Als je printgedrag evolueert, kun je altijd overschakelen naar een plan met minder of meer pagina's. Kijk hier welke printers geschikt zijn voor Instant Ink.