Thuiswerken en toch verbonden blijven: zo doe je dat
AANGEBODEN DOOR HP
Thuiswerken zit al enkele jaren in de lift, maar door de coronacrisis zijn veel meer Belgen beginnen thuiswerken. In bijna 9 op de 10 bedrijven is thuiswerk nu toegestaan; voor maart was dat nog maar in 6 op de 10 bedrijven. En een meerderheid van de thuiswerkers is overtuigd van de voordelen: 6 op de 10 willen ook na de crisis een of meerdere dagen per week blijven telewerken, zo blijkt uit een studie van SD Worx en Vias institute.
Voor heel wat freelancers en ondernemers was het al voor corona normaal dat ze van thuis uit werkten – al dan niet afgewisseld met werk op locatie, in een co-workingruimte of bij de klant. Maar of je nu als zelfstandige of als bediende thuiswerkt, je hebt de juiste digitale hulpmiddelen nodig om dat efficiënt te doen. Dat begint vanzelfsprekend bij een betrouwbare computer met de nodige beveiliging (zie verder), en een snelle en stabiele internetverbinding. Daarmee kan je dan de juiste tools gebruiken om samen te werken alsof je klant of collega naast je zit.
Communiceren
Samenwerken is in de eerste plaats communiceren. E-mail blijft daarbij een belangrijk medium, maar het is een medium dat je verstandig moet gebruiken. Een vuistregel is om geen mails te versturen met berichten die een uur later al niet meer relevant zijn. Voor snelle, directe communicatie zijn apps zoals WhatsApp, samenwerkingstools zoals Slack, de chatfunctie in Teams of het goede oude sms beter geschikt. En als je met iemand moet overleggen, is een telefoongesprek of videocall veel efficiënter dan heen-en-weer mailen.
Videocalls zijn ook een goed alternatief voor fysieke vergaderingen. Er bestaan verschillende systemen, zoals Skype, Skype for Business, Microsoft Teams, WebEx, Google Hangouts en Zoom. In sommige bedrijven is één van deze tools voorgeschreven; een freelancer die voor verschillende bedrijven werkt, leert ze op den duur allemaal wel kennen.
Omdat online vergaderen vermoeiender is dan in het echt, maak je online meetings best niet langer dan een uur. Als er meer zaken besproken moeten worden, is het beter om de agenda te spreiden over meerdere meetings. Als je met een team aan een project werkt, kun je elke dag op een vast tijdstip een korte call inplannen om de voortgang te bespreken. Het voordeel is dat je elkaar even ziet, wat goed is voor de teamspirit. Maak die status call niet te lang, zodat niemand het gevoel heeft dat zij of hij tijd verliest.
LEES OOK:
Plannen
Als je samenwerkt aan projecten, is het nuttig dat iedereen die erbij betrokken is de status kan opvolgen. Voor complexe projecten heb je ingewikkelde projectmanagementsoftware nodig; voor kleinere projecten zijn er lichte tools zoals Trello of Asana. In deze apps definieer je projecten met alle taken en subtaken. Ze hebben alle drie een gratis versie die volstaat voor kleine teams.
Bestanden delen
Je kan bestanden op je harde schijf bewaren en doormailen naar wie ze nodig heeft. Maar het is handiger om bestanden in de cloud te bewaren. Niet alleen heb je zo zelf steeds toegang tot de laatste versie van een bestand; het is ook veel makkelijker om bestanden te delen en met meerderen aan een bestand te werken. De Microsoft Office 365 suite bevat de cloud-opslag OneDrive; voor wie Google-apps gebruikt is Google Drive het equivalent. Daarnaast zijn er specifieke clouddiensten, zoals Dropbox of Box (een soort harde schijf in de cloud), en WeTransfer of Whisply voor het delen van grote bestanden.
Als je bestanden deelt, moet veiligheid altijd prioriteit nummer 1 zijn. Zorg ervoor dat je alleen de juiste personen toegang geeft tot bestanden of mappen in de cloud, en gebruik een sterk wachtwoord en tweefactorauthenticatie.
Hoe ziet een ideaal thuiskantoor er uit?
Wat je nodig hebt in je thuiskantoor hangt, natuurlijk af van de taken die je uitvoert. Voor een kenniswerker is dit een goede basis:
-
Een business laptop zoals de HP Elite familie: deze zijn niet alleen krachtig en betrouwbaar, maar ook uitgerust met zelfherstellende beveiligingsoplossingen.
-
Een tweede scherm, al dan niet met een ingebouwd docking station zodat je minder kabels nodig hebt.
-
Een draadloos toetsenbord en een draadloze muis.
-
Een draadloze headset voor videocalls en om naar muziek te luisteren terwijl je werkt.